Das Stadtarchiv ist das "Gedächtnis" der Stadt Lemgo. Es beurteilt das entstandene Verwaltungsschriftgut der Stadt nach rechtlicher administrativer und historischer Bedeutung und sorgt dementsprechend für die vorübergehende oder dauerhafte Aufbewahrung. Das Archiv ermöglicht die Benutzung dieses Materials durch entsprechendes Ordnen und Erfassen in Karteien, Verzeichnissen oder Listen. Darüber hinaus dokumentiert das Archiv das vielfältige Leben in der Stadt. Es sammelt hierzu Quellen aus den unterschiedlichsten Bereichen des privaten, kulturellen, politischen und wirtschaftlichen Lebens, um den jetzigen Nutzern und der künftigen Geschichtsschreibung ein möglichst vollständiges Bild zu vermitteln.
Die Zuständigkeit des Archivs umfasst die Stadt Lemgo in ihrem jeweiligen Umfang. Seit der Gebietsreform 1969/70 ist das die Stadt Lemgo (44.568 Einwohner, Stand: 31.12.1999; Gesamtfläche: 100,85 km²) mit den Ortsteilen, ehemalig selbstständigen Gemeinden Brake, Brüntorf, Entrup, Kirchheide, Leese, Lieme, Lüerdissen, Matorf, Voßheide, Wahmbeck, Welstorf, Wiembeck (alle 1969 eingemeindet), Hörstmar und Trophagen (beide 1970 eingemeindet). Die bei der Eingemeindung der Ortsteile jeweils übernommen Archivalien reichen teilweise bis ins 19. Jahrhundert zurück (frühestens 1843, Inkrafttreten der Lippischen Gemeindeordnung). Ältere Quellen zu diesen Orten befinden sich im 
Staatsarchiv Detmold
Die unentgeltliche Nutzung vor Ort erfolgt auf der Grundlage des Archivgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen und der Benutzungs- und Gebührenordnung des Stadtarchivs Lemgo, deren jeweilige noch gültige Fassung im Archiv vorliegt.
Die Nutzung des Archivs erfolgt nach einer individuellen Beratung durch die Mitarbeiterinnen des Hauses und der Bereitstellung der Findmittel. Bei Sachakten besteht eine grundsätzliche Sperrfrist von 30 Jahren, bei personenbezogenen Akten beträgt diese Sperrfrist zehn Jahre nach Tod bzw. 90 nach Geburt der betr. Person(en).
Die Arbeit mit Laptop im Lesesaal ist möglich Reproduktionen von Archivalien können entweder durch entsprechende Firmen oder gegen eine Gebühr durch die Benutzer selbst im Lesesaal angefertigt werden, sofern der Zustand der Archivalien es zulässt und keine sonstigen Einschränkungen (z.B. Urheberrechte) entgegenstehen.